Från fragmenterad dokumenthantering till strukterad

Det stod det tidigt klart i början av NSM att dokumenthanteringen var ett kritiskt problem. Dokument var spridda över plattformar, datorer mm. Det fanns ingen gemensam plats för byggherreorganisationens samlade dokument. I ett projekt med många delprojekt och entreprenörer behövdes projektplattformar som kan hantera detta. Eftersom byggherreorganisationen består av anställda och externa konsulter behövs en genomsam lösning som alla kan arbeta i.

• Vi etablerade och impelmenterade en rättighetsbaserad lösning för byggherreorganisationen där allt arbetsmaterial finns tillgängligt med metadata och versionshantering för spårbarhet.
• Vi etablerade sammankopplade utväxlingsplatser för projektet där vi kunde spegla dokument emellan för att inte behöva publicera dokument flera gånger i olika projekt.
• Strukturer i alla systemen är uppbyggda från standard och har varit satt under sträng administrativ kontroll…

• Gemensam, lättnavigerad dokumentstruktur: Alla parter kunde snabbt hitta rätt information och vara säkra på att den var aktuell och godkänd.
• Färre fel och ökad tillit. Tack vare tydlig versionshantering och ”single source of truth” minskade risken för att fel dokument användes i projektering eller byggprocessen
• Ett komplett och välorganiserat dokumentarkiv. Vid projektets slut finns ett digitalt, strukturerat och spårbart dokumentarkiv redo för överlämning till förvaltning.
• Mindre tid gick åt till att söka efter information mer tid kunde läggas på kvalitetsstyrning och beslut.
• Informationssäkerhet och regelefterlevnad: Metoden ger full kontroll över vem som har tillgång till vilken information.

Kund: Region Skåne
Projekt: Nya Sjukhusområdet i Malmö NSM
Ansvarsområde: Dokumentationshantering